Apa Itu Manajemen Pesanan? Pengertian, Fungsi, dan Cara Mengelola Pesanan dari Banyak Marketplace

Mendapatkan pesanan baru tentu menjadi kabar yang menyenangkan bagi pemilik bisnis. Satu notifikasi masuk, lalu disusul pesanan berikutnya. Hari itu toko terlihat ramai dan penjualan berjalan seperti yang diharapkan.

Masalah biasanya baru terasa setelah jumlahnya tidak lagi satu atau dua pesanan. Ada order yang harus segera diproses, ada yang masih menunggu pembayaran, ada barang yang perlu dicari di gudang, sementara pesanan dari marketplace lain sudah menunggu untuk dikemas. Kalau produk yang sama dijual di beberapa marketplace, urusannya bisa bertambah panjang.

Bukan karena proses mengirim barang itu sulit, tetapi karena setiap pesanan harus ditangani dengan tepat. Di sinilah manajemen pesanan menjadi bagian penting dalam operasional bisnis marketplace.

Apa Itu Manajemen Pesanan? 

Manajemen pesanan adalah proses mengelola pesanan pelanggan secara menyeluruh, mulai dari order diterima, pembayaran dikonfirmasi, stok diperiksa, barang disiapkan, pesanan dikemas, hingga dikirim kepada pelanggan. Di dalamnya ada serangkaian pekerjaan yang saling berkaitan. Ketika satu bagian tidak berjalan dengan baik, proses berikutnya ikut terdampak.

Misalnya, pesanan sudah masuk tetapi stok yang tercatat ternyata tidak sesuai dengan kondisi gudang. Pesanan akhirnya harus ditunda. Dari satu masalah tersebut, pekerjaan admin bertambah dan pelanggan pun harus menunggu lebih lama. Karena itu, semakin banyak transaksi yang ditangani, semakin penting pula bisnis memiliki alur pengelolaan pesanan yang jelas.

Mengapa Manajemen Pesanan Penting?

Saat bisnis masih kecil, membuka dashboard marketplace satu per satu mungkin bukan masalah besar. Jumlah order masih bisa dihitung dengan mudah dan pemilik bisnis biasanya masih terlibat langsung dalam proses pengepakan.

Situasinya berubah ketika transaksi mulai bertambah. Pesanan datang dari beberapa marketplace, jumlah SKU semakin banyak, dan pekerjaan tidak lagi dikerjakan oleh satu orang. Pada titik ini, mengandalkan ingatan atau pencatatan manual mulai berisiko. Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

• pesanan mana yang sudah dibayar

• order mana yang belum diproses

• apakah stok barang masih tersedia

• pesanan mana yang harus segera dikirim

• apakah nomor resi sudah tercatat

• apakah ada order yang bermasalah atau perlu ditindaklanjuti

Manajemen pesanan membantu seluruh proses tersebut menjadi lebih teratur. Anda tidak perlu hanya mengandalkan catatan terpisah untuk mengetahui apa yang harus dikerjakan berikutnya.

Fungsi Manajemen Pesanan dalam Bisnis

Ada alasan mengapa pengelolaan order menjadi semakin penting ketika bisnis berkembang. Bukan hanya karena jumlah pesanan bertambah, tetapi karena setiap transaksi membawa data dan pekerjaan yang harus diselesaikan.

1. Menjaga Pesanan Tetap Terpantau 

Ketika order berasal dari beberapa marketplace, informasi transaksi tersebar di masing-masing platform. Pengelolaan yang baik membantu Anda mengetahui pesanan yang sudah masuk dan tahap yang sedang berjalan.

2. Membantu Menyesuaikan Pesanan dengan Stok 

Pesanan tidak bisa dipisahkan dari persediaan. Produk yang terjual harus tercermin pada jumlah stok agar informasi yang ditampilkan kepada pelanggan tetap sesuai. Karena itu, manajemen pesanan dan manajemen stok sebaiknya tidak dipandang sebagai dua pekerjaan yang berdiri sendiri.

3. Membuat Proses Pemenuhan Order Lebih Teratur 

Setelah order diterima, produk harus dipastikan sebelum meninggalkan gudang. Dengan alur yang jelas, tim dapat mengetahui order mana yang harus diprioritaskan tanpa perlu memeriksa semuanya dari awal. 

4. Mengurangi Pekerjaan Tim yang Berulang 

Mengecek marketplace, mencatat pesanan, mencocokkan stok, lalu melakukan pengecekan ulang merupakan pekerjaan administratif yang dapat menyita waktu ketika dilakukan berulang setiap hari. Pengelolaan yang lebih terpusat dapat membantu mengurangi pekerjaan tersebut.

Bagaimana Cara Mengelola Pesanan dari Banyak Marketplace?

Tidak ada satu cara yang wajib digunakan semua bisnis. Namun, prinsipnya sama, yaitu membuat alur order yang mudah dipantau dan pastikan setiap tahap memiliki penanggung jawab yang jelas. Untuk mengelola pesanan dari banyak marketplace, Anda dapat memulainya dengan langkah berikut: 

1. Satukan Data Pesanan 

Jika menggunakan beberapa marketplace, tentukan satu tempat utama untuk memantau order. Tujuannya agar tim tidak perlu mencari informasi transaksi di banyak tempat.

2. Kelompokkan Pesanan Berdasarkan Status

Pisahkan order yang baru masuk, sudah dibayar, sedang diproses, siap dikirim, dan sudah dikirim. Dengan begitu, pekerjaan tidak berhenti pada satu aktivitas tetapi langsung mengarah pada tindakan berikutnya.

3. Pastikan Stok Selalu Mengikuti Transaksi 

Jangan menunggu sampai ada pesanan masuk untuk mengetahui bahwa stok produk sudah habis. Pastikan perubahan stok mengikuti transaksi di seluruh channel penjualan.

4. Buat Alur Kerja yang Konsisten

Mulai dari pengecekan order, pengambilan barang, pengepakan, hingga pengiriman, buat proses yang sama setiap hari. Alur yang konsisten akan lebih mudah dijalankan ketika jumlah order meningkat.

5. Pertimbangkan Sistem Terintegrasi Saat Order Mulai Bertambah 

Ada tahap ketika cara manual masih cukup. Namun, jika admin harus membuka banyak dashboard setiap hari, memindahkan data, dan melakukan pengecekan yang sama berulang kali, mungkin sudah waktunya mempertimbangkan sistem yang lebih terintegrasi.

Melalui konsep multi-marketplace management, aktivitas dari berbagai marketplace dapat dikelola melalui satu sistem. Pendekatan seperti ini membantu bisnis mengurangi pekerjaan yang tersebar di banyak platform.

Kapan Bisnis Membutuhkan Sistem Manajemen Pesanan 

Untuk menggunakan sistem manajemen pesanan, Anda tidak perlu menunggu sampai order mencapai ratusan per hari. Anda dapat memulainya dengan satu langkah sederhana, yaitu mencoba memperhatikan rutinitas harian Anda.

Perhatikan, berapa kali admin harus berpindah dari satu marketplace ke marketplace lain hanya untuk mengecek pesanan? Berapa banyak data yang masih perlu dicatat ulang? Dan ketika ada pelanggan yang menanyakan status pesanannya, apakah jawabannya bisa ditemukan dalam hitungan detik atau Anda harus mengecek beberapa dashboard terlebih dahulu?

Jika pekerjaan seperti ini mulai menyita sebagian besar waktu tim, di tahap inilah sistem terintegrasi mulai terasa manfaatnya. Alih-alih membiarkan pesanan tersebar di berbagai marketplace, Anda dapat mengelolanya dari satu tempat. Salah satu pilihan yang bisa Anda pertimbangkan adalah Master Online.

Master Online dirancang untuk membantu bisnis mengelola operasional penjualan dari berbagai marketplace dalam satu dashboard. Jadi, Anda dapat memantau pesanan sekaligus menghubungkannya dengan pengelolaan stok, produk, penjualan, dan pengiriman. Anda tetap bisa menggunakan marketplace seperti biasa untuk berjualan. Bedanya, pekerjaan di belakang layar dapat dibuat lebih terpusat sehingga tim tidak harus terus-menerus berpindah tempat untuk mencari informasi yang sama.

Manajemen Pesanan yang Rapi Membuat Bisnis Lebih Siap Tumbuh 

Pada akhirnya, manajemen pesanan bukan hanya soal bagaimana membuat satu order selesai dikirim. Yang lebih penting adalah bagaimana Anda memastikan puluhan, ratusan, bahkan ribuan pesanan dapat melewati proses yang sama tanpa membuat operasional kehilangan kendali.

Ketika bisnis hanya mengandalkan satu marketplace, pengelolaan manual mungkin masih terasa cukup. Namun, ketika toko mulai hadir di beberapa marketplace, pekerjaan administratif ikut bertambah. Dashboard semakin banyak, data semakin tersebar, dan stok harus terus disesuaikan. Di kondisi seperti ini, memiliki satu sistem untuk membantu menghubungkan proses tersebut bisa membuat pekerjaan terasa jauh lebih sederhana.

Master Online hadir untuk membantu kebutuhan tersebut.

Alih-alih harus berpindah dari satu marketplace ke marketplace lain untuk memeriksa aktivitas toko, Anda dapat mengelola berbagai kebutuhan operasional melalui satu dashboard. Mulai dari pesanan, stok, produk, penjualan, hingga pengiriman dapat dipantau dalam satu sistem.

Bukan berarti semua pekerjaan bisnis menjadi otomatis begitu saja. Namun, ketika informasi yang sebelumnya tersebar bisa dikumpulkan di satu tempat, Anda dan tim memiliki lebih banyak ruang untuk fokus pada hal yang benar-benar membutuhkan perhatian.

Dan sebelum memutuskan apakah Master Online sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, Anda bisa menikmati trial gratis selama 14 hari untuk mengenal fitur dan alur kerja Master Online secara langsung. Dengan begitu, Anda tidak hanya membaca bagaimana sistemnya bekerja, tetapi bisa melihat sendiri apakah pengelolaan pesanan dari berbagai marketplace terasa lebih praktis untuk bisnis Anda.

Kalau Anda masih ingin mengetahui fitur yang paling sesuai dengan kondisi toko, jumlah marketplace, atau alur kerja tim Anda, konsultasikan kebutuhan bisnis Anda secara gratis melalui WhatsApp Master Online.