Apa Itu Stock Card? Fungsi, Format, dan Contohnya

Stock card adalah kartu stok yang digunakan untuk mencatat pergerakan persediaan, mulai dari barang masuk, barang keluar, hingga sisa stok yang tersedia. Catatan ini membantu bisnis mengetahui perubahan jumlah barang tanpa harus menghitung ulang seluruh persediaan setiap kali dibutuhkan.

Analoginya, Anda adalah penjual yang memiliki toko online dengan puluhan produk. Pagi hari, stok masih tercatat 50 unit, tetapi sore harinya jumlah fisik hanya 42 unit. Sementara catatan penjualan menunjukkan barang keluar sebanyak 5 unit. Tanpa riwayat pergerakan yang jelas, mencari penyebab selisih tersebut bisa memakan waktu. Di sinilah stock card berperan. 

Lalu, apa itu stock card sederhananya, apa saja fungsinya, dan bagaimana contoh format pencatatannya? Simak panduan berikut untuk mulai mengelola stok dengan lebih teratur.

Apa Itu Stock Card dalam Manajemen Stok?

Stock card atau kartu stok adalah catatan yang memuat riwayat perubahan persediaan suatu barang dalam periode tertentu. Pencatatannya dapat dilakukan menggunakan kartu fisik, spreadsheet, atau sistem inventaris digital.

Idealnya, setiap jenis barang atau variasi produk memiliki pencatatan tersendiri agar pergerakan stok mudah ditelusuri. Untuk memudahkan identifikasi, Anda juga dapat menggunakan SKU produk sebagai kode unik setiap produk atau variasinya.

Apa Fungsi Stock Card bagi Bisnis?

Stock card adalah alat bantu untuk memahami ke mana persediaan stok barang Anda bergerak. Jika diperbarui secara konsisten, catatan ini dapat membantu Anda mengendalikan stok dan mengambil keputusan berdasarkan data. Berikut beberapa fungsi stock card bagi bisnis:

• Memantau stok tersedia: Mengetahui jumlah barang setelah transaksi masuk dan keluar.

• Menelusuri selisih stok: Membantu mencari penyebab perbedaan antara catatan dan jumlah fisik.

• Mengontrol persediaan: Mengetahui produk yang mulai menipis dan perlu segera dipesan kembali.

• Mendukung perencanaan pembelian: Menggunakan riwayat pergerakan barang sebagai bahan pertimbangan restock.

• Mempermudah pemeriksaan stok: Menyediakan catatan transaksi untuk dicocokkan saat stock opname.

Fungsi-fungsi tersebut akan optimal jika setiap perubahan persediaan dicatat dengan benar dan tepat waktu.

Apa Saja Komponen dalam Format Stock Card?

Format stock card yang terpenting adalah informasi di dalamnya cukup untuk mengidentifikasi barang dan menghitung saldo setelah setiap transaksi. Jika bisnis Anda belum memiliki format stock card, komponen berikut dapat Anda masukkan ke dalam format stock card produk Anda: 

1. Identitas barang: Nama produk, SKU, dan satuan.

2. Tanggal transaksi: Waktu barang masuk atau keluar.

3. Keterangan: Misalnya pembelian dari supplier, penjualan, atau retur.

4. Barang masuk: Jumlah unit yang menambah stok.

5. Barang keluar: Jumlah unit yang mengurangi stok.

6. Saldo akhir: Jumlah persediaan setelah transaksi dicatat.

Untuk bisnis yang membutuhkan pencatatan nilai persediaan, Anda juga dapat menambahkan harga per unit dan nilai stok. Namun, metode penilaian persediaan perlu disesuaikan dengan kebijakan akuntansi yang digunakan.

Contoh Stock Card Barang yang Mudah Dipahami

Contoh berikut menggunakan produk botol minum dengan saldo awal 30 unit. Melalui format masuk, keluar, dan saldo, Anda dapat melihat bagaimana setiap transaksi mengubah jumlah persediaan.

Catatan: angka dalam tabel merupakan contoh ilustrasi dalam satuan unit. Pengembalian (retur) hanya ditambahkan kembali jika barang memang layak masuk ke persediaan yang dapat dijual.

Dari contoh tersebut, saldo akhir pada 9 Oktober adalah 39 unit. Jika jumlah fisik ternyata hanya 37 unit, Anda dapat memeriksa transaksi, retur, atau kemungkinan pergerakan barang yang belum tercatat.

Bagaimana Cara Membuat Stock Card yang Akurat?

Stock card akan bermanfaat jika digunakan secara konsisten, bukan hanya diisi ketika stok mulai bermasalah. Agar pencatatan lebih mudah ditelusuri, terapkan langkah berikut:

1. Gunakan nama dan SKU yang konsisten.

2. Catat saldo awal dengan mulai mencatat jumlah stok yang sudah diverifikasi.

3. Masukkan setiap transaksi dengan mencatat pembelian, penjualan, retur, kerusakan, dan perpindahan barang sesuai kategorinya.

4. Perbarui saldo setelah transaksi.

5. Cocokkan dengan stok fisik dengan melakukan stock opname secara berkala dan telusuri selisih yang ditemukan.

Baca juga: Manajemen Stok: Pengertian, Fungsi, Cara Mengelola, dan Tipsnya.

Sudah Paham Apa Itu Stock Card? Saatnya Kelola Stok dengan Lebih Teratur

Memahami apa itu stock card merupakan langkah awal untuk menjaga pencatatan persediaan tetap rapi. Dengan mencatat barang masuk, barang keluar, dan saldo secara konsisten, Anda memiliki dasar yang lebih jelas untuk memantau stok, menemukan selisih, serta merencanakan restock.

Pencatatan manual masih dapat digunakan ketika jumlah produk dan transaksi relatif sedikit. Namun, saat pesanan bertambah dan penjualan berlangsung di beberapa marketplace, memperbarui setiap stock card secara terpisah bisa semakin menyita waktu dan meningkatkan risiko kesalahan.

Jika kondisi tersebut mulai Anda alami, pertimbangkan sistem inventaris yang dapat membantu memantau perubahan stok secara terpusat. Master Online membantu bisnis mengelola penjualan dan stok dari berbagai marketplace melalui satu dashboard, sehingga operasional lebih mudah dipantau.

Anda dapat mencoba Master Online gratis selama 14 hari atau menghubungi tim Master Online melalui WhatsApp untuk berkonsultasi dan mengetahui solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.