Apa Itu Inventory Tracking? Cara Kerja dan Manfaatnya

Inventory tracking adalah proses memantau dan mencatat pergerakan persediaan barang, mulai dari barang masuk, penyimpanan, hingga barang keluar untuk memenuhi pesanan. Proses ini membantu bisnis mengetahui jumlah stok, lokasi penyimpanan, serta perubahan persediaan yang terjadi dalam kegiatan operasional.

Namun, pernahkah Anda mengalami kondisi ketika catatan menunjukkan barang masih tersedia, tetapi saat pesanan masuk ternyata produk sudah habis? Masalah seperti ini sering muncul ketika pergerakan stok tidak tercatat dengan baik. Disinilah inventory tracking dapat membantu mengatasi kendala tersebut melalui pencatatan yang lebih terstruktur. Lantas, bagaimana cara kerjanya dan apa manfaatnya bagi bisnis? Simak pembahasannya!

Apa Itu Inventory Tracking dan Mengapa Dibutuhkan?

Inventory tracking adalah proses pelacakan persediaan untuk mengetahui perubahan jumlah dan status barang selama berada dalam siklus operasional bisnis. Berbeda dari sekadar menghitung stok, inventory tracking memperhatikan aktivitas yang menyebabkan persediaan bertambah atau berkurang.

Misalnya, Anda memiliki bisnis fashion dengan produk yang mempunyai ukuran dan warna produk yang berbeda-beda. Setiap perubahan baik ketika barang baru datang, terjual, maupun ketika dikembalikan pelanggan, Anda perlu mencatatnya. Hal ini agar informasi persediaan tetap sesuai dengan kondisi aktual. 

Inventory tracking membantu mencegah masalah tersebut dengan mencatat setiap pergerakan barang. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui perubahan jumlah stok dan menelusuri riwayatnya dengan lebih mudah.

Baca juga: Software untuk Inventory: Cara Kerja dan Manfaatnya

Bagaimana Cara Kerja Inventory Tracking?

Inventory tracking bekerja dengan menghubungkan pencatatan produk dan setiap aktivitas yang memengaruhi persediaan. Dengan begitu, perubahan stok dapat ditelusuri berdasarkan transaksi maupun aktivitas operasional yang terjadi. Secara umum, berikut tahapan penerapan inventory tracking:

1. Mencatat data awal produk: Setiap barang didaftarkan berdasarkan nama, SKU, varian, dan jumlah stok awal.

2. Mencatat barang masuk: Produk yang diterima dari pemasok diperiksa dan dicatat sebagai penambahan persediaan.

3. Memperbarui barang keluar: Ketika produk terjual, dikirim, atau digunakan, jumlah stok disesuaikan berdasarkan aktivitas tersebut.

4. Mencatat perubahan lainnya: Pengembalian, barang rusak, dan perpindahan antargudang juga perlu diperhitungkan dan dicatat.

5. Memantau riwayat persediaan: Data digunakan untuk mengetahui posisi stok sekaligus menelusuri penyebab perubahan jumlah barang.

Agar proses tersebut berjalan konsisten, bisnis dapat menggunakan pencatatan manual, pemindaian kode batang (barcode), RFID (radio frequency identification), maupun perangkat lunak inventaris sesuai kebutuhan dan skala operasional.

Baca juga: Apa Itu Real-Time Inventory? Cara Kerja, Manfaat, dan Perannya

5 Manfaat Inventory Tracking untuk Bisnis

Inventory tracking membantu bisnis memiliki gambaran yang lebih jelas mengenai kondisi barang. Tidak hanya mempermudah pekerjaan operasional, informasi tersebut juga dapat menjadi dasar pengambilan keputusan. Berikut 5 manfaat inventory tracking yang bisa diperoleh bisnis:

1. Mengurangi Risiko Selisih Stok

Setiap perubahan persediaan dapat ditelusuri sehingga perbedaan antara catatan dan stok fisik lebih mudah ditemukan. Anda juga dapat mengetahui aktivitas yang menyebabkan selisih tersebut.

2. Mempermudah Pencarian Barang

Informasi SKU, varian, dan lokasi penyimpanan membantu tim menemukan produk yang dibutuhkan tanpa harus memeriksa seluruh persediaan secara manual.

3. Menghindari Penumpukan dan Kekurangan Stok

Riwayat pergerakan barang membantu mengenali produk yang cepat terjual maupun yang terlalu lama tersimpan. Informasi ini dapat digunakan untuk menentukan prioritas pembelian ulang (restock).

4. Mempercepat Pemenuhan Pesanan

Data persediaan yang lebih akurat membantu tim memastikan ketersediaan produk sebelum pesanan diproses. Hal ini mendukung order fulfillment, yaitu proses menangani pesanan sejak diterima hingga dikirim kepada pelanggan.

5. Mendukung Pengambilan Keputusan Bisnis

Data pergerakan stok dapat dikaitkan dengan penjualan dan pengadaan barang. Hasilnya, keputusan pembelian tidak hanya mengandalkan perkiraan, tetapi juga mempertimbangkan kebutuhan aktual.

Bagaimana Memilih Teknologi Inventory Tracking yang Tepat?

Teknologi inventory tracking yang tepat seharusnya mengikuti kebutuhan operasional bisnis Anda. Sebelum menentukan pilihan teknologi inventory trackng, perhatikan beberapa aspek berikut:

• Kemudahan pencatatan: Mendukung identifikasi produk berdasarkan SKU dan varian

• Riwayat pergerakan stok: Membantu menelusuri barang masuk, keluar, dan penyesuaian persediaan

• Pengelolaan beberapa gudang: Memudahkan pemantauan barang di lokasi penyimpanan berbeda

• Integrasi transaksi: Menghubungkan perubahan stok dengan aktivitas penjualan dan pembelian

• Laporan persediaan: Menyediakan informasi yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kebutuhan bisnis

Jika kebutuhan Anda sudah melibatkan pencatatan otomatis dan pemantauan persediaan yang lebih terstruktur, penggunaan Software untuk Inventory dapat membantu menyederhanakan proses tersebut.

Inventory Tracking, Langkah Penting untuk Mengendalikan Persediaan Bisnis

Inventory tracking bukan hanya tentang mengetahui berapa banyak barang yang tersisa, tetapi juga memahami ke mana barang bergerak dan apa yang menyebabkan perubahan stok. Dengan informasi tersebut, Anda dapat mengurangi kesalahan pencatatan, memperbaiki proses pemenuhan pesanan, dan merencanakan pengadaan secara lebih terukur.

Untuk mendukung kebutuhan tersebut, Master Online menyediakan fitur Inventory Control untuk memantau stok, Purchasing untuk mengatur pembelian barang, serta Multi Warehouse Multi Location untuk mendukung pengelolaan persediaan di beberapa lokasi. Tersedia juga Sales Analysis dan integrasi sistem akuntansi untuk membantu Anda menghubungkan informasi operasional dengan evaluasi bisnis.

Jadi, ketika pengelolaan persediaan mulai semakin kompleks, sekarang saatnya mempertimbangkan sistem yang dapat mengikuti kebutuhan bisnis Anda.

Coba Master Online gratis selama 14 hari atau hubungi tim Master Online melalui WhatsApp untuk berkonsultasi mengenai kebutuhan inventaris bisnis Anda.