Sistem Pelacakan Stok Barang: Cara Kerja dan Fungsinya

Sistem pelacakan stok barang adalah metode untuk memantau dan mencatat setiap pergerakan persediaan, mulai dari barang diterima, disimpan, dipindahkan, hingga dikeluarkan untuk penjualan. Dengan sistem ini, bisnis dapat mengetahui jumlah dan status stok berdasarkan catatan persediaan yang diperbarui secara berkala.

Ketika jumlah produk semakin banyak, catatan manual saja bisa menyulitkan. Barang yang sudah dikirim mungkin masih tercatat tersedia, sementara stok yang baru diterima belum masuk ke pembukuan. Untuk menghindari masalah tersebut, Anda perlu memahami bagaimana sistem pelacakan stok barang bekerja dan bagaimana penerapannya dapat membantu operasional bisnis. Simak penjelasan lengkapnya di artikel berikut!

Mengapa Pergerakan Stok Perlu Dilacak?

Persediaan bukan hanya tentang berapa banyak barang yang tersedia di gudang, tetapi juga bagaimana barang tersebut bergerak sepanjang proses bisnis. Tanpa pencatatan yang jelas, Anda akan kesulitan mengetahui penyebab perbedaan antara jumlah stok fisik dan data yang tercatat. Beberapa masalah yang sering muncul akibat kurangnya pelacakan stok antara lain:

• Selisih persediaan: Jumlah barang fisik tidak sesuai dengan catatan sistem

• Barang sulit ditemukan: Lokasi penyimpanan atau perpindahan barang tidak terdokumentasi dengan baik

• Keterlambatan restock: Bisnis terlambat mengetahui produk yang mulai menipis

• Pesanan tidak terpenuhi: Barang sudah terjual, tetapi stok belum diperbarui sehingga pesanan baru masih diterima

Inilah alasan pelacakan stok dibutuhkan, terutama ketika aktivitas gudang dan penjualan semakin kompleks.

Bagaimana Cara Kerja Sistem Pelacakan Stok Barang?

Sistem pelacakan stok barang bekerja dengan mencatat setiap aktivitas yang menyebabkan perubahan jumlah atau lokasi persediaan. Data tersebut kemudian digunakan sebagai acuan untuk mengetahui kondisi stok terkini. Secara umum, cara kerja sistem pelacakan stok barang berlangsung melalui empat tahapan berikut: 

1. Pencatatan Barang Masuk

Proses dimulai ketika bisnis menerima barang dari pemasok atau hasil produksi. Jumlah, kode produk, varian, dan informasi penerimaan dicatat agar stok yang masuk memiliki data yang jelas.

2. Identifikasi dan Penempatan Barang

Setiap produk perlu memiliki identitas yang jelas, biasanya menggunakan SKU (Stock Keeping Unit). Jika bisnis memiliki beberapa ukuran atau warna, setiap variasi sebaiknya memiliki kode tersendiri.

Selanjutnya, barang ditempatkan pada lokasi penyimpanan yang telah ditentukan. Pencatatan lokasi mempermudah staf menemukan produk ketika pesanan perlu disiapkan.

3. Pemantauan Pergerakan Barang

Setiap perubahan stok perlu dicatat, baik karena penjualan, pengembalian, barang rusak, maupun perpindahan antar-lokasi. Dengan begitu, Anda dapat menelusuri alasan jumlah persediaan bertambah atau berkurang.

Proses ini berkaitan erat dengan konsep inventory tracking, yaitu pelacakan aktivitas dan riwayat persediaan agar setiap perubahan stok dapat ditelusuri.

Baca juga: Apa Itu Inventory Tracking? Pengertian, Cara Kerja, dan Manfaatnya untuk Bisnis

4. Pembaruan dan Evaluasi Stok

Setelah transaksi dicatat, sistem memperbarui informasi persediaan sesuai proses dan konfigurasi yang digunakan. Data tersebut kemudian dapat diperiksa melalui laporan untuk mengetahui stok tersedia, barang keluar, dan kebutuhan pengadaan berikutnya. Untuk memastikan hasilnya akurat, pencatatan sistem tetap perlu dicocokkan dengan kondisi fisik melalui penghitungan stok berkala.

Apa Fungsi Sistem Pelacakan Stok bagi Bisnis?

Pelacakan stok tidak hanya membantu mengetahui jumlah barang yang tersedia, tetapi sebagai dasar pengambilan keputusan operasional. Selain itu, beberapa fungsi utama sistem pelacakan stok antara lain:

1. Menjaga akurasi persediaan: Setiap barang masuk dan keluar memiliki catatan sehingga risiko selisih stok dapat dikurangi

2. Mempermudah penelusuran barang: Anda dapat mengetahui riwayat perubahan jumlah dan lokasi penyimpanan produk

3. Mengontrol kebutuhan restock: Informasi stok membantu menentukan produk yang perlu segera dipesan kembali

4. Mengurangi risiko kehilangan barang: Riwayat transaksi memudahkan pemeriksaan ketika ditemukan perbedaan antara stok fisik dan catatan.

5. Mendukung pemenuhan pesanan: Informasi ketersediaan barang membantu tim menyiapkan pesanan berdasarkan stok yang tercatat.

Fungsi tersebut akan semakin terasa ketika bisnis memiliki banyak SKU, gudang, dan saluran penjualan.

Teknologi yang Digunakan untuk Pelacakan Stok 

Pelacakan stok dapat dilakukan dengan berbagai teknologi, tergantung skala dan kebutuhan operasional bisnis. Tidak semua perusahaan membutuhkan perangkat yang sama, sehingga pemilihannya perlu disesuaikan dengan kompleksitas persediaan. Beberapa teknologi yang umum digunakan untuk pelacakan stok meliputi:

• Barcode: Kode yang dipindai untuk mengidentifikasi produk dan membantu pencatatan transaksi barang

• RFID (Radio Frequency Identification): Teknologi identifikasi menggunakan gelombang radio untuk membaca tag tanpa harus memindai barcode satu per satu secara langsung

• Software inventory: Aplikasi yang mencatat, memperbarui, dan menyajikan informasi persediaan secara digital

• Sistem terintegrasi: Menghubungkan informasi stok dengan aktivitas pembelian, penjualan, gudang, dan pesanan

Untuk bisnis yang menjual produk melalui beberapa marketplace, integrasi persediaan juga penting agar perubahan stok akibat transaksi dapat diteruskan ke channel yang terhubung. Proses ini dikenal sebagai sinkronisasi stok antar-marketplace dan membantu mengurangi risiko overselling.

Kapan Bisnis Membutuhkan Sistem Pelacakan Stok Barang Otomatis?

Sistem pelacakan stok barang otomatis mulai relevan ketika pencatatan manual tidak lagi mampu mengikuti volume transaksi dan pergerakan barang. Misalnya, Anda mengelola ratusan SKU, memiliki lebih dari satu lokasi penyimpanan, atau menerima pesanan dari beberapa saluran penjualan.

Pada kondisi tersebut, menggunakan aplikasi stok barang dapat membantu mengurangi pekerjaan administratif dan mempercepat pembaruan informasi persediaan. Jika bisnis memiliki beberapa gudang, sistem juga perlu mendukung manajemen inventaris terpusat agar data barang di setiap lokasi lebih mudah dipantau.

Optimalkan Sistem Pelacakan Stok Barang Anda dengan Master Online 

Pada akhirnya, sistem pelacakan stok barang membantu bisnis memahami ke mana persediaan bergerak dan apa yang menyebabkan jumlahnya berubah. Bukan sekadar mencatat barang masuk dan keluar, sistem ini memberikan informasi yang dibutuhkan untuk menjaga akurasi stok, merencanakan pembelian, dan mendukung kelancaran pemenuhan pesanan.

Ketika aktivitas penjualan semakin berkembang, Anda membutuhkan sistem yang tidak hanya mencatat persediaan, tetapi juga menghubungkan proses pembelian, penyimpanan, dan penjualan.

Master Online menyediakan fitur Inventory Control untuk membantu memantau persediaan, Purchasing untuk mendukung pengaturan pembelian barang, serta Multi Warehouse Multi Location untuk kebutuhan pengelolaan beberapa lokasi penyimpanan. Tersedia juga Sales Analysis yang membantu Anda mengevaluasi performa penjualan sebagai bahan pertimbangan dalam merencanakan persediaan.

Dengan informasi operasional yang lebih terstruktur, Anda dapat mengurangi ketergantungan pada pencatatan manual dan mengambil keputusan stok berdasarkan data. Yuk, Coba Master Online gratis selama 14 hari sekarang atau hubungi tim Master Online melalui WhatsApp untuk konsultasi.